Règlement Intérieur de l’Association des Etudiants et Stagiaires Togolais en Chine (RI-ASETOC)

Chapitre I : Préambule

Article 1 : Le règlement intérieur a pour objet de préciser les statuts de l’Association des

Stagiaires et Étudiants Togolais en Chine en abrégé ASETOC, dont le siège est  à l’Ambassade du Togo près la République Populaire de Chine et peut être déplacé si besoin y est, et dont le but est de :

  • Faciliter la communication entre les membres de l’Association et les pouvoirs publics

(Togolais, Chinois et autres…).

  • Défendre et promouvoir les intérêts académiques et sociaux de ses membres

Article 2 : Le présent règlement intérieur est transmis à l’ensemble des membres ainsi qu’à chaque nouvel adhérent.

Chapitre II : Modalités d’adhésion à l’association.

Article 3 : Etant donné que l’association est légalement reconnue par l’Ambassade du Togo en Chine, le Gouvernement Togolais et le CSC (China Scholarship Council), et vue que l’association lutte pour la cause commune et en particulier celle des étudiants et stagiaires, l’adhésion de tout étudiant/stagiaire togolais en chine à ASETOC est vivement conseillée.  

Article 4 : L’association peut, à tout moment, accepter tout(e) togolais(e) résidant en Chine en tant que stagiaire à devenir membre de l’association. Toutefois celui-ci devra respecter les conditions et les procédures d’admission suivantes:

Adhérer aux statuts et au présent Règlement Intérieur (RI),

 Remplir la fiche d’adhésion sur le site web de l’association et s’acquitter de ses droits d’adhésion conformément aux modalités de cotisations fixées par l’association.  Article 5 : Le remplissage de la fiche d’adhésion sur le site de l’association représente la demande d’adhésion et vaut acceptation des statuts et du règlement intérieur d’ASETOC. Cette adhésion ne sera définitive qu’après agrément du Comité de Pilotage.

Article 6 : Il est à noter que l’adhésion des nouveaux boursiers se fera immédiatement après leur accueil auprès du comité de pilotage.

Chapitre III : Cotisations et droits d’adhésion

Article 7 : Conformément à l’article 31 des statuts d’ASETOC, tout nouveau membre doit s’acquitter de ses droits d’adhésion et payer les cotisations ordinaires annuelles. Les droits d’adhésion sont fixés à 50RMB, payable une fois, et les frais de cotisation annuelle sont  fixés à 120 RMB. La cotisation est mensuelle et est obligatoire pour tout membre statutaire. Elle est d’une valeur de 10 RMB par mois. Les modalités et le délai de paiement sont définis par le Bureau Exécutif en début d’exercice. Mais par défaut, tous les adhérents doivent être à jour de toutes sommes dues à l’association. Pour cela, il est fixé un délai de versement de 15 jours à compter de chaque 5 de moi.

Article 8 : Toutefois, des cotisations extraordinaires pourront être prévues au besoin, en accord avec les contraintes budgétaires.

Article 9 : Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise. Il ne saurait être exigé un remboursement de cotisation en cours d’année en cas de démission, de radiation, ou de décès d’un adhérent.

Chapitre IV : Démission – Exclusion – Décès d’un membre

Article 10 La démission doit être adressée au BE par lettre recommandée. Elle n’a pas à être motivée par le membre démissionnaire. Le remplacement de tout membre démissionnaire, qu’il soit du bureau exécutif, d’une commission ou faisant partie des membres d’honneur, est soumis au BE et ratifié par l’AG.

Article 11 : Comme indiqué, l’exclusion d’un membre peut être proposée par le BE, pour motif grave. Mais l’exclusion ne pourra être entérinée que par vote à l’AG. Sont notamment réputés

constituer des motifs graves :

  • Détérioration d’un matériel ou d’un bien commun de l’association
  • Propos désobligeants ou illégaux envers quiconque en utilisant un des moyens de communication de l’association.
  • Piratage des bases de données de l’association
  • Non-respect des statuts et du règlement intérieur ou de tout texte réglementaire mis en place par l’ASETOC
  • Tout acte illégal au regard de la loi ;
  • La non-participation aux activités de l’association ;
  • Une condamnation pénale pour crime et délit ;
  • Toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’association ou à sa réputation.

La procédure d’exclusion consiste en :

  • Notification de l’ordre d’exclusion au membre en faute et signification de l’obligation de présence à l’AG suivante ;
  • Soumission de l’ordre d’exclusion par le bureau exécutif à l’Assemblée Générale ;

Ecoute du membre sur le point d’être exclu (l’absence non justifie de celui-ci ne fait qu’aggraver son cas)

  • Vote de l’exclusion au bulletin secret.
  • L’exclusion sera prononcée par un vote positif à la majorité des deux tiers des membres présents à l’assemblée générale.
  • Notification de l’exclusion au membre.

Article 12 : En cas de décès d’un membre, les héritiers ou les légataires ne peuvent prétendre à un quelconque maintien dans l’association.

Chapitre V : Assemblées générales – Modalités applicables aux votes

Article 13 : Le BE organise une assemblée générale obligatoire par an au cours de laquelle : Le BE procède au bilan de ses activités. Il est également mis sur pied le comité ad hoc électoral (cf. article 24). On procède à l’élection et à l’investiture du nouveau bureau et des commissions permanentes. On adopte le programme des activités culturelles de l’association.

Article 14 : Le BE décide du lieu et des modalités de l’AG. Les réunions de l’AG peuvent ̻se faire par déplacement des membres au lieu prévu pour l’AG ou se tenir en ligne ou encore les deux en même temps. Les AG en ligne peuvent se faire sous forme de conférence par le biais des groupes de chat comme Skype, Yahoo Messenger, MSN, wechat, whatsup etc…

Article 15 : Les candidatures aux différents postes du BE doivent être déclarées au moins une semaine avant l’AG par la Commission Electorale Indépendante et Transparente (CEIT) et rendu public à tous les membres de l’association.

Article 16 : En dehors de l’AG obligatoire, le BE peut convoquer des AG extraordinaires. Les procédures des AG extraordinaires sont conformes à celle des AG ordinaires.

Article 17 Le projet d’ordre du jour doit être soumis à une discussion suivi de son adoption avant l’ouverture de la séance. Une fois projet adoptée, toute modification est irrecevable. Au cours du débat tout membre de l’association a droit à la parole. Tout point de l’ordre du jour systématisé ne peut plus faire l’objet d’une quelconque discussion.

Article 18 : Tout membre de l’association est tenu de respecter la discipline de groupe

Article 19 : Toutes les réunions se dérouleront selon la procédure parlementaire disponible sur le site web de l’association.

Article 20 : Lorsque l’intervention d’un membre est de nature à nuire au bon fonctionnement de l’AG, le président de séance peut lui retirer la parole ou au besoin l’en exclure pour cinq (5) minutes ou définitivement.

Article 21 : Tout comportement à caractère tribal, ethnique, régional, politique, religieux est considéré comme faute grave et sanctionnable

Article 22 : L’établissement d’une commission électorale indépendante est obligatoire et doit se faire au moins un moi avant l’AG. Les membres présents à l’AG votent au bulletin secret. En cas d’impossibilité d’assister à l’AG, tout membre de l’association a droit de vote par procuration ou en ligne. Pour les votes en ligne, la commission électorale indépendante est tenue d’envoyer les bulletins de vote (sous forme de formulaire) dans les boites électroniques de chacun des membres avec précision de la date limite du vote. Le dépouillement se fait à l‘AG immédiatement après le vote.

Chapitre VI : Disciplines et sanctions pour les membres du bureau exécutif.

Article 23 : Les membres du bureau reconnus coupables de faute de gestion, d’incapacité ou de négligence des tâches confiées peuvent être passibles de sanctions décidées selon leur gravité par le conseil de discipline.

L’avertissement (en cas d’erreurs commises, non-participation aux réunions, non-

participation aux activités, non-respect des autres membres),

  • Le blâme (après deux avertissements et après une suspension temporaire, sont décidés par le bureau exécutif).
  • La révocation relève exclusivement de la compétence de l’Assemblée Générale.

Chapitre VII : gestion des ressources financières

Article 24 : Les ressources financières de l’association dérivent directement des frais d’adhésion, des cotisations annuelles ordinaires, des cotisations extraordinaires, des dons et des legs. Article 25 : Le budget est fixé par le bureau exécutif en cours au plus un moi après la passation de service et divulgué a tous les membres de l’association. Le compte bancaire de l’association est sous la responsabilité des trésoriers.

Article 26 : Les commissaires au compte sont chargé d’auditer les comptes de l’association au moins avant chaque assemblée générale. En assemblée générale, il devra attester que les comptes présentés par le BE à travers sa trésorerie sont en règle. Il a le pouvoir de diligenter une vérification des comptes à tout moment mais pas plus de quatre (04) fois et pas moins de trois (03) fois dans une année. Si un problème est constaté, il a la prérogative de demander au Bureau

Exécutif de se mettre en règle ou d’aviser tous les membres pour la convocation d’une AG extraordinaire.

Article 27 : Le bureau exécutif est tenu de dresser et de présenter un bilan détaillé et succinct a l’AG à la fin de son exercice.

Chapitre VIII : les commissions

Article 28 Le BE a la prérogative de créer des commissions permanentes et les commissions temporaires. Les facilitateurs et les rapporteurs sont élus par les membres au sein de la commission.

Article 29 : Les procès-verbaux des réunions des commissions sont rédigés par le rapporteur et communiqués au secrétaire général du BE.

Article 30 : Tout Membre d’une Commission qui, sans excuse valable, n’assiste pas à trois réunions consécutives peut être considéré comme démissionnaire. Il peut être remplacé par le facilitateur après accord du BE.

Article 31 : Les commissions permanentes étudient tout problème qui leur est soumis par le BE et font des propositions à celui-ci. Elles peuvent à tout moment se réunir sur proposition de tout membre en son sein. Les réunions sont convoquées par le facilitateur qui en informe le BE. Article 32 : Le BE fait diligence à tous les présidents des commissions provinciales en cas d’urgence.

Article 33 : Les présidents choisis dans leurs sections provinciales sont présentés à l’AG ordinaire du moi de Février. Les présidents choisis par leur section doivent envoyer leur PV au plus tard fin Novembre au BE. La présence du président ou d’un représentant mandaté par celuici est obligatoire à l’AG.

Chapitre IX : Le Bureau Exécutif

Article 34 : Organe administratif de l’association, le Bureau Exécutif est mis sur pied par l’Assemblée Générale pour un mandat d’un (01) an et met en exécution les décisions prises par celle-ci.

Article 35 : Le Bureau Exécutif est compose de 9 membres dont :

  • Un(e) Président(e);

Un(e) Secrétaire Général(e);

  • Un (e) Secrétaire Général(e) Adjoint (e)
  • Un(e) Trésorier(e);
  • Un (e) Trésorier (e) Adjoint(e)
  • Un (e) Conseiller(e) Général(e)
  • Un (e) Conseiller(e) Juridique
  • Un(e) Chargé(e) de Communication
  • Un(e) Chargé(e) à l’organisation

Article 36 : Le BE tient une (01) réunion obligatoire par moi. Il peut se réunir à tout moment, s’il le juge nécessaire. La présence des 2/3 des membres du BE est nécessaire pour la tenue effective des réunions, faute de quoi un report de réunion au plus tard huit jours après la date initialement prévue est obligatoire sanctionne la validité des décisions prises concernant l’ordre du jour.

Article 37 : Toute décision valable ne peut être prise en absence du président ou de son représentant. Les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents.

Article 38 : Le BE peut, s’il le juge nécessaire, inviter tout membre de l’association pour information.

Article 39 : Les réunions du BE se tiennent au lieu et date indiqués par le président.

Article 40 : Toute absence non justifiée d’un membre du BE aux réunions de ce dernier ou aux AG est considérée comme faute grave sanctionnée par l’article 23 du présent règlement intérieur. Article 41 : Le BE tient avec les présidents des commissions provinciales deux réunions de travail par an. Ces réunions ont lieu après la prise de fonction du bureau et avant le démarrage des activités prévues par le BE, pour discuter du plan d’action de l’association.

Chapitre X : Le conseil de discipline 

Article 42 : Le conseil de discipline est l’organe disciplinaire de l’association. Il  est composé de deux (02) membres permanents (le conseiller général et le conseiller juridique) et de deux (02) membres non permanents choisis parmi les membres actifs. Les deux membres non permanents sont tirés au sort sur une liste de cinq (05) membres proposés par les membres actifs.

Article 43 : La procédure de choix des membres temporaires est la suivante : le bureau demande aux membres de faire une proposition de  5 membres actifs ne faisant pas partie du bureau pour siéger au conseil. Il s’en suit alors d’un tirage au sort parmi ces 5 noms de 2 membres qui seront retenus pour siéger avec les membres permanents (le conseiller général et le conseiller juridique) sur le ou les sujets en questions.

Article 44 : Le conseil est dirigé par le conseiller général. Il est convoqué en cas de violation grave des statuts et du règlement intérieur par un membre et statue sur la sanction à lui infliger. Article 45 : Le conseil de discipline est convoqué par le président, mais celui-ci n’assistera pas à la réunion.

Article 46 : Le conseil choisira une date de réunion qui sera communiquée aux membres en causes. Durant le conseil, ils prendront le temps d’écouter longuement le membre avant de prendre toute décision.

Article 47 : L’absence du membre en faute à la réunion sera considérée  comme manque de respect à l’association.

Article 48 : Selon la gravité des fautes commises, les sanctions prévues sont:

  • L’avertissement;
  • Le blâme;
  • La suspension;

L’exclusion.

Ainsi:

  • Deux (2) avertissements sont équivalents à un (1) blâme; Page |
  • Deux (2) blâmes sont équivalents à une (1) suspension;
  • Trois (3) suspensions sont équivalentes à une (1) exclusion.

Article 49 : L’exclusion n’est effective qu’après l’exécution de la procédure d’exclusion stipulée  à l’article 11 de ce règlement intérieur.

Article 50 : Apres réunion, le conseille soumettra alors son rapport au bureau qui appliquera les décisions du conseil ou au besoin déclencher les procédures nécessaire en accords avec les statuts et le règlement intérieur de l’association.

Article 51 : Une fois le conseil levé, les 2 membres actifs n’ont plus aucun pouvoir. Seul le conseiller général et le conseiller juridique sont permanents.

Chapitre XI : Arrangement

Article 52 : Tout cas non prévu par le présent règlement intérieur pourra être résolu par le BE dans les limites de ses attributions et en concordance avec le statut de l’association.

 

A ……………, le……….

N.B: le règlement intérieur ci-dessus est proposé à titre d’exemple. Le rôle du règlement intérieur est de préciser les statuts, et en aucun cas de s’y substituer : il est totalement subordonné à ces derniers. Son intérêt est d’introduire une souplesse de gestion que ne permettent pas les statuts, dont les modifications nécessitent une démarche relativement lourde, à l’inverse du règlement intérieur aisément modifiable.

Règlement Intérieur ASETOC-vf